Vorlagenverwaltung garantiert die Einhaltung des CD

Microsoft macht es angeblich einfach, das Erscheinungsbild eines Unternehmens nach aussen und innen einheitlich zu gestalten. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Oft verbringen Anwender Stunden, um «eigene» Lösungen zu basteln. Lesen Sie, wie sich mit einer durchdachten Vorlagenverwaltung Zeit und Kosten sparen lassen.

Kernpunkte

Die Vorgaben von Corporate Identity und Corporate Design beachten Mitarbeiter nur dann, wenn sie sich einfach einhalten lassen. Die komfortable Softwarelösung DoTPro stellt an jedem Arbeitsplatz Vorlagen für alle gebräuchlichen Dokumente bereit.
Diese Vorlagen sind standardisiert und individuell zugleich: Standardisiert, weil sie dem CD entsprechen, individuell, weil Angaben zum Mitarbeiter automatisch generiert werden und
sich Empfängerdaten leicht einfügen lassen.

Zahlreiche Mitarbeiter erstellen in der Praxis für häufig verwendete Dokumente wie Briefe, Offerten, Rechnungen und Präsentationen ihre eigenen Vorlagen. Entweder, weil dafür
spezielle Office-Vorlagen fehlen oder weil diese schwer zu finden oder anzuwenden sind. Dies kostet unnötig Zeit, erhöht den Arbeitsaufwand und führt ausserdem zu einem uneinheitlichen Erscheinungsbild des Unternehmens. Vom Corporate Design (CD) bleibt da wenig bis nichts übrig. Abhilfe schafft hier ein unternehmensweit einheitliches und
komfortabel zu bedienendes System, in dem für jedes Dokument eine zentrale Vorlage im Corporate Design hinterlegt ist.

Genau das leistet die Zusatz-Software DoTPro. Sie stellt die gewünschten Vorlagen am Arbeitsplatz bereit und ergänzt sie automatisch mit den aktuellen Abteilungs- und Benutzerinformationen. So können sich die Anwender auf den Inhalt konzentrieren
und ihre Effizienz verbessern. Die einheitliche Vorlagenverwaltung spart im Vergleich zu zahlreichen Einzelvorlagen Zeitaufwand beim Erstellen und Speicherplatz in der
Hardware. Besonders wichtig: Sie stellt sicher, dass jede Vorlage den CD-Richtlinien entspricht.

Entstanden ist die Software DoTPro aus der Programmierung umfangreicher Vorlagenverwaltungen für verschiedene Auftraggeber. Sie bündelt daher langjährige Erfahrungen, bietet hohen Bedienungskomfort für die Anwender und ausgereifte
Konfigurationsfunktionen für die Administratoren.

Besonders wirksam ist DoTPro, weil dahinter eine zentrale Datenbank steht, in der Benutzerangaben sowie Kunden- und Lieferantenadressen gespeichert sind. Damit werden Adressen nur einmal erfasst, stehen an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung und sind bei minimalem Änderungsaufwand stets aktuell.