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Bringen Sie System in Ihre
Office-Vorlagen mit DoTPro

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CI-konforme Korrespondenz per Knopfdruck.
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DoTPro Light Version - (Active Directory)

 

 

In DoT Pro Light werden die benutzerspezifischen Daten direkt im Active Directory von Microsoft Windows verwaltet und gepflegt.

 
 
Benutzerangaben

Mit DoT Pro haben Sie endlich mehr benutzerspezifische Angaben zur Verfügung. Alle benutzerspezifischen Daten werden aus dem Active Directory gelesen und automatisch und dynamisch in Ihre Microsoft Word-Dokumente eingefügt. Der Benutzer der Word-Vorlagen merkt davon gar nichts.

Bisher in Microsoft Word

   

MIT DOTPRO LIGHT IM ACTIVE DIRECTORY

   
   

Kennen Sie das grosse Problem mit den Feldfunktionen ( Username, UserAdress , UserInitial ) in Microsoft Word? Viele Firmen setzen diese Feldfunktionen auf den Vorlagen ein. Das hat einen fatalen Effekt! Hier ein Beispiel:

Herr Markus Müller erstellt ein Dokument und sendet dieses per E-Mail an Herrn Hans Meier. Herr Meier (vielleicht sogar ein Kunden) öffnet das Dokument und fragt sich dann, wieso unter 'Freundliche Grüsse' sein eigener Name steht! Bei genauerem Hinsehen bemerkt er, dass im Absender auch noch seine Adresse steht!

Die erwähnten Feldfunktionen greifen immer auf die Einstellungen im Menü Extras/Optionen des aktuellen Benutzers zu. D.h. der Benutzer, der das Dokument geöffnet hat, sieht immer seine eigenen Angaben und nicht die des Erstellers. Das kann sehr gefährlich sein!

Mit DoT Pro haben Sie diese Probleme nicht mehr.

Vorlagen

Die Dokumente werden wie gewohnt über das Menü Datei - Neu aufgrund einer Vorlage erstellt. Enthält das neue Dokument die entsprechenden Textmarken, werden die Firmen-, Abteilungs- und Benutzerinformationen automatisch und dynamisch eingefügt.

 
Adressen

Über ein zusätzliches Icon in Ihrer Symbolleiste Standard können Adressen aus allen Outlook-Adressbüchern an einer beliebigen Stelle im Dokument komfortabel eingefügt werden.

 
Vorteile

 

Vorteile :

  • Gewährleistung des Corporate Designs und somit auch der Corporate Identity
  • Viele zusätzliche Benutzerangaben (Active Directory)
  • Briefpapier nur mit farbigen Logos notwendig, übrige Informationen werden aus dem Active Directory von Windows gelesen und eingedruckt
  • Erstellung jedes Dokuments mit aktuellsten Informationen (Firma/Abteilung/Person)
  • direkter Zugriff auf Adressen aus Microsoft Outlook
  • Funktioniert auch unterwegs mit Notebooks. Daten werden lokal gespeichert und automatisch aus dem Active Directory synchronisiert, wenn der Notebook-Benutzer das nächste Mal Microsoft Word innerhalb der Netzwerkumgebung startet.
  • Keine Schulung der Anwender erforderlich

Vorteile aus Sicht des Administrators:

  • Weniger Vorlagen zum Verwalten, da Vorlage nur einmal vorhanden (Firmen-, Abteilungs- und Benutzerinformationen werden dynamisch in die Dokumente eingefügt)
  • Verwaltung aller Informationen in einer zentralen Datenbank (Active Directory)
  • Keine Installation beim User, da Add-In
  • Keine Programmierkenntnisse erforderlich (auf Vorlagen werden nur Textmarken gesetzt)

 

Fazit: DoT Pro = Höhere Produktivität der Mitarbeiter und des Administrators

 
 
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