Administrator

Alle Daten werden in einer zentralen Microsoft Access Datenbank gespeichert. Nur der Administrator hat Zugriff auf die Verwaltungs-Konsole. Die Benutzer von DoT Pro brauchen Microsoft Access nicht.

Der Administrator verwaltet die Vorlagen , Kategorien , Sprachen , Filial - und Abteilungsangaben sowie die Lizenzen. Die Benutzerangaben und Empfängeradressen kann er überwachen und ändern, doch erfasst werden diese Angaben von den Benutzern.

• Weniger Vorlagen zum Verwalten (z. Bsp. nur noch eine zentrale Brief-Vorlage für alle Benutzer)
• Zentrale Vorlagenverwaltung, unterteilbar nach Kategorien pro Filiale und Abteilung
• Verwaltung aller Informationen in einer zentralen Datenbank (Access, keine Kenntnisse erforderlich)
• Keine Installation beim User, da Add-In
• Keine Programmierkenntnisse erforderlich (auf Vorlagen werden nur Textmarken gesetzt)
• diverse Kontrollreports

Filial- und Abteilungsinformationen werden einmal zentral in der Datenbank erfasst. Alle Dokumente greifen auf diese Informationen zu. Wird eine Information geändert, sind automatisch alle neu erstellen Dokumente auf dem aktuellen Stand . Die Vorlagen müssen nicht angepasst werden.

Die Vorlagen können in Kategorien eingeteilt werden . Jeder Kategorie kann über die Schaltfläche " Berechtigung " zugeteilt werden, welche Abteilungen Zugriff haben.

Neue Vorlagen werden in der Datenbank pro Kategorie erfasst. Die neue Vorlage steht sofort und automatisch allen Abteilungen zur Verfügung, die Berechtigung für diese Kategorie haben. Es können Word- und Excel-Vorlagen sowie PDF-Dokumente hinterlegt werden.

Es können beliebig viele Sprachen hinterlegt werden. Die Briefanreden werden automatisch in der richtigen Sprache in die Dokumente eingefügt. Für internationale Konzerne können die Vorlagen- und Kategoriebezeichnungen in den gewünschten Sprachen eingegeben werden.